¿Cuáles son los beneficios e impacto del project management?

No todas las empresas o equipos tienen un proceso formal para la gestión de proyectos, independientemente de que formes parte de una gran organización o de una start-up de rápido crecimiento, es probable que la gestión formal de proyectos no sea algo que tu equipo haya priorizado aún.

Probablemente te preguntes si es necesario incorporar la gestión de proyectos o si es solo para los equipos en los que hay personas dedicadas exclusivamente a la gestión de proyectos.

Y aunque puede que no necesites contar con todas las piezas de un sistema tradicional de gestión de proyectos, tu equipo aun así puede obtener grandes beneficios de las buenas prácticas de la gestión de proyectos.

¿Qué es el project management o la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos, también conocida como project management, es útil para que los equipos organicen, den seguimiento y lleven a cabo el trabajo de un determinado proyecto. De está manera tu equipo puede planificar, gestionar y llevar a cabo el trabajo y así cumplir con los compromisos y tiempos. 

En vez de ir de un lado a otro entre hojas de cálculo, emails y otras herramientas para atender diversos trabajos a la vez, usa alguna herramienta de gestión de proyectos. Puede ser muy útil para que tu equipo haga lo siguiente:

• Coordinar el trabajo con otros departamentos.

• Centralizar los planes de los proyectos, los detalles, los archivos

  y los comentarios.

• Compartir las actualizaciones de estado con los demás involucrados.

• Mejorar la colaboración en el equipo.

Los 5 beneficios del project management

1. Los planes claros y organizados mejoran la colaboración del equipo

Si alguna vez te has metido de lleno en un proyecto sin un plan previo, sabes muy bien que puede ser muy complicado desde el inicio, podrías terminar saltando pasos esenciales del programa de tu proyecto, haciendo complicado el finalizar a último momento una tarea olvidada o respondiendo las mismas preguntas de logística una y otra vez: ¿Cuándo es la fecha de entrega?, ¿Qué hacemos luego? y la calidad de tu trabajo podría verse afectada.

En vez de definir el plan sobre la marcha, planifica todo lo que debe realizarse antes de comenzar con tu proyecto: los encargados de las tareas, los entregables y las fechas de entrega.

Consejos para la planificación de proyectos

• Haz una lista de todo lo que debes hacer antes de comenzar. 

• Organiza todo en un plan compartido. 

• Convierte los proyectos repetitivos en una plantilla.

2. Definir los roles de cada uno evita confusiones

Una vez que el trabajo de preparación está listo, entra en juego la verdadera “gestión” del proyecto. Sin embargo, sin un encargado de proyectos que ayude al equipo a lograr el objetivo final, es muy fácil que los compañeros de equipo abandonen las tareas, se olviden de los detalles y no sepan a quién dirigir sus consultas.

Consejos para la gestión de proyectos

• Comunica con claridad tu rol (y el de los demás). 

• Consulta con los encargados de las tareas y responde a todas

  sus preguntas.

• Comparte de forma regular las actualizaciones de estado.

3. Los objetivos bien definidos mejoran la eficiencia del equipo

Los proyectos no prosperan cuando los equipos no saben cuáles son los objetivos estratégicos. Sin objetivos claros, no solo carecen de motivación, también corren el riesgo de trabajar para alcanzar un objetivo erróneo o de desgastarse y que el impacto de su trabajo no sea el óptimo.

Al asegurarte de haber resuelto realmente el problema y brindarle un “norte” a tu equipo para que esté alineado, lo mantendrás enfocado en las tareas que impactarán en estos objetivos, en vez de perderse en trabajos innecesarios.

Consejos para definir los objetivos del proyecto

• Analiza el motivo por el que lanzas este proyecto. 

• Comparte tus objetivos con todos los participantes. 

• Configura un proceso para supervisar e informar sobre

  los objetivos.

4. Un plan de comunicaciones bien definido mantiene a tu equipo alineado y enfocado

Antes de empezar a trabajar, deberías acordar un plan de comunicaciones y determinar cuándo se usará cada herramienta, el empleado promedio cambia entre 10 herramientas diferentes por día.

Cuando no tienes un plan definido sobre qué herramienta se debe usar para cada caso ni cuándo usarlas, el cambio entre esas herramientas puede tornarse de confuso a totalmente abrumador, con un plan de comunicaciones, se reduce el desgaste que produce la toma de decisiones y te aseguras de que todos los miembros del equipo estén igual de informados.

Consejos para crear un plan de comunicaciones

• Establece las reuniones para las comunicaciones. 

• Brinda oportunidades para compartir opiniones. 

• Aclara quiénes participan en el proyecto y cuáles son sus roles. 

• Define la frecuencia y el estilo de las actualizaciones de estado. 

5. Las herramientas de gestión de proyectos aumentan la eficiencia

Para poder poner en práctica estos consejos, considera utilizar una herramienta de gestión de proyectos que permita una mejor colaboración y organización para tu equipo.

La mayoría de estas herramientas fueron diseñadas para procesos más tradicionales y su configuración e integración pueden demandar mucho tiempo. En cambio, intenta buscar algo que sea sencillo de adoptar, flexible y personalizable. Punto a favor si también puedes vincular el trabajo de todos los proyectos (lo que resulta difícil hacerlo con emails y hojas de cálculo) y comunicarte con tus compañeros de equipo donde sea que el trabajo se esté haciendo.

Consejos para usar una herramienta de gestión de proyectos

• Incorpora a todos con una única herramienta central. 

• Establece las normas en cuanto a cómo usarla. 

• Comparte los informes y las actualizaciones de estado.

  
  
  

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