Cómo seleccionar la metodología más adecuada al gestionar proyectos

Muchos de nosotros en nuestra vida profesional hemos trabajado en proyectos, ya sea como administrador de proyectos (Project Manager), o como miembro de un equipo que participa en actividades y tareas de un proyecto. Hoy en día, con la siempre creciente necesidad de los clientes por desarrollar bienes o servicios, se vuelve esencial encontrar métodos y mejores prácticas para incrementar la eficiencia y asegurar el éxito de proyectos. 

Existen lineamientos o guías para poder llevar los proyectos a un buen término, algunas pueden ser estándar y otras tropicalizadas a una organización específica, y a estos lineamientos se les conoce como metodología de gestión de proyectos. 

La elección de la metodología de gestión de proyectos adecuada es fundamental para que tu equipo tenga la capacidad de entregar proyectos alineados a la restricción triple “Triple Constraint” que es formada por alcance, tiempo y costo o  presupuesto. Existen diferentes enfoques de metodología de gestión de proyectos, desde predictivo o erróneamente llamada “cascada o waterfall” hasta las populares Agile. 

En esta edición de nuestro blog descubre los pasos necesarios para elegir el óptimo método de administración de proyectos según las necesidades de tu proyecto, así como las ventajas de implementarlo para administrar tareas, organizar tiempos y establecer objetivos.

La  importancia de definir un método de gestión de proyectos organizacional

Si bien no existe una forma infalible de administrar un proyecto, al evaluar el tipo, tamaño, incertidumbre, velocidad necesaria de entrega, cultura, madurez, etc  podrás elegir una metodología eficiente que se adapte a tus necesidades y requerimientos. 

El proceso de seleccionar un método de gestión de proyectos organizacional puede parecer demasiado laborioso, pero evaluar y acordar una metodología brindará varios beneficios a tu organización. Una ventaja clave es que al seguir un método específico se proporciona una guía consistente para que un equipo establezca y maneje fácilmente los factores críticos involucrados en los proyectos, incluidos los recursos, el presupuesto, la asignación de los miembros del equipo, el cronograma y la relación con las partes interesadas. 

Es cierto que puede ser abrumador elegir un enfoque correcto cuando hay tantos marcos disponibles. Sin embargo, recuerda que no necesariamente tienes que quedarte con una sola opción; en función de las fortalezas y debilidades de los diferentes métodos, algunas empresas consideran varios tipos de gestión de proyectos para cumplir con los requisitos de diferentes proyectos.

Es importante mencionar que existen guías estandarizadas a nivel internacional que brindan la información necesaria para poder evaluar el mejor path de ejecución para el proyecto, a continuación se muestra el diagrama de incertidumbre y complejidad de Stacey, este diagrama se encuentra dentro del Agile Practice Guide desarrollado en conjunto por el PMI y la Agile Alliance, es diagrama sugiere que entre más caos o complejidad es mejor adoptar un enfoque ágil vs uno predictivo. 

Fuente: Project Management Institute. (2017). Agile practice guide.

El factor clave para determinar la metodología adecuada es el tipo de proyecto y la madurez en dirección de proyectos de la organización que administra el proyecto. Con una gran variedad de marcos y metodologías todas buscan cubrir los siguientes elementos: 

• Enfoque del proyecto (por ejemplo, actividades y tareas versus producto final)

• Participación de clientes y partes interesadas

• Industria del proyecto

• Flexibilidad en entregas y plazos de tiempo

• Asignación y cambios al presupuesto 

• Número y tipo de equipos de trabajo que participan en el proyecto

• Complejidad del proyecto

• Recursos necesarios versus recursos disponibles

• Escalabilidad del proyecto

• Resistencia al cambio

• Rigidez de la estructura

• Especialización de roles

• Existencia de fechas fijas de inicio y fin

Selección del método de gestión de proyectos adecuado

Después de analizar todos los componentes del proyecto antes mencionados, el siguiente paso es identificar el mejor método de gestión que se adapte a tu proyecto. Los pasos generales para hacer esto son los siguientes: 

• En caso de que en la organización exista una oficina de dirección de proyectos (PMO) alinearse a las recomendaciones y guia de ésta, en caso contrario:

• Contar con especialista en metodologías y frameworks de gestión de proyectos y con su apoyo:

• Establecer las variables que impulsan y agilizan la ejecución de proyectos y analizarlas en el contexto de los objetivos generales del proyecto.

• Evaluar todas las metodologías posibles como son: 

• Determinar el posible impacto de una u otra metodología en caso de ser seleccionadas.

• Analizar cada metodología potencial comparando los pros y los contras de cada una con tu proyecto.

• Examinar qué metodología traerá el mayor éxito y eficiencia a tu proyecto y, al contrario, qué metodología traerá el mayor riesgo.

• Colaborar con otros miembros del equipo para intercambiar opiniones y sopesar la decisión.

• Documentar la metodología elegida para ser implementada y capacitarse en su uso. 

• Aplicar la metodología al proyecto y monitorear su progreso y éxito.

• Tomar en consideración la madurez y cultura de la organización así como cualquier información histórica que pueda ayudar a tomar la decisión.

  
  
  

En Q&K nuestro equipo está especializado para proveer metodologías para ayudarte en la correcta gestión de tus proyectos, a través de asesorías o implementación, enfocado a tus necesidades. Si necesitas más información al respecto no dudes en contactarnos y con gusto le atenderemos.