3 tips que mejoran tu capacidad de gestionar proyectos.

De acuerdo con la Guía del PMBOK 6ª edición, son 10 áreas de conocimiento** que debemos dominar para tener éxito en la gestión de proyectos:

1. Integración del Proyecto
2. Gestión de Alcance
3. Gestión del Cronograma
4. Gestión de la Calidad
5. Gestión de Costos
6. Gestión de Riesgos
7. Gestión de Recursos
8. Gestión de las Comunicaciones
9. Gestión de las Adquisiciones
10. Gestión de los Interesados

Sin duda cada una de estas áreas de conocimiento es muy importante y es por ello que para poder certificarte se debe pasar por un proceso que nos permita profundizar en cada uno. Si vas a empezando un proyecto te sugerimos poner especial atención a los siguientes 3 puntos:

1. Identificar el alcance

Solicitar al dueño (sponsor) del proyecto que proporcione un documento, bien ya sea impreso o digital donde esté por escrito el objetivo y alcance del proyecto.

Es importante que antes de que pase la primer semana de proyecto se cuente con este documento a la mano. Esto permitirá conocer el objetivo a resolver y además en caso de ser necesario se puede tener un punto de referencia para saber si algo está dentro o fuera del alcance.

TIP. No planees nada, ni aceptes cambios o nuevas solicitudes sino tienes un sustento documental (correo, impresión, etc) que limite el alcance.

2. Registra los compromisos y pendientes

Durante el proyecto habrá reuniones, llamadas, incluso ahora con el tema del trabajo remoto seguramente chats donde se agenden o hagan compromisos. La idea es ahorrar mucho tiempo y problemas al registrar de forma ordenada en una hoja de Excel donde lleves la fecha de registro, ¿Quién lo solicita?, ¿Quién es el responsable o dueño del compromiso?, Estatus y comentarios de actualización.

TIP: Haz el hábito de iniciar y cerrar el día revisando la lista de compromisos/pendientes y en la medida de lo posible mandar algunos recordatorios para ayudar a que pasen las cosas. Siempre es bien recibido un recordatorio.

3. Registra y da seguimiento a los riesgos del proyecto.

De acuerdo al PMBOK, un Riesgo en proyectos es un evento o condición incierta que, en caso de que ocurra, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto, llámese tiempo, costo, alcance o calidad.

Identificar los riesgos además de ser un elemento que nos permite prevenir situaciones poco favorables para el proyecto también nos permite tener una ventana de tiempo donde podemos tener un acercamiento con los clientes y discutir temas que pueden afectar el éxito del proyecto.

TIP: Utiliza este registro de riesgos para empezar una conversación con tu cliente donde los eventos que pueden afectar al proyecto se tratan de forma conjunta. De esta manera siempre él estará enterado. 

Conclusión

Es importante poner en práctica estas recomendaciones y verás que tu desempeño como PM subirá automáticamente al llevar a cabo un buen seguimiento de ellos. En suma, estos tips tienen que ver con 3 procesos principales del PMI, Gestión del Alcance, Gestión de las Comunicaciones y la Gestión de Riesgos por lo que para conocer con más detalles elementos que te ayuden a mejorar estas áreas de trabajo es conveniente profundizar en estos procesos.

En Q&K aplicamos éstas recomendaciones para poder concretar y entregar en tiempo y forma nuestros proyectos con los clientes, para así poder contar con la confianza y validez de nuestros procesos.

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**Se entiende como área de conocimiento según el PMBOK el dominio de la dirección de proyectos definida por sus requisitos de conocimientos y que se describe en términos de sus procesos, prácticas, datos iniciales, resultados, herramientas y técnicas que los componen