En todas las empresas se llevan a cabo proyectos de mayor o menor duración. En todos los casos es necesario gestionarlos para que salgan adelante de forma organizada y cada vez son mayores los números de las empresas que buscan una mayor eficiencia y un seguimiento más estricto de los proyectos de TI.
Muchas de estas organizaciones han optado por la implementación de un Project Management Office (PMO) que se trata de un grupo que puede ser interno o externo a una empresa, que establece, mantiene y garantiza los estándares para la gestión de proyectos en toda la organización. Son los encargados de asegurar las mejores prácticas, estrategia y la dirección del proyecto, todo en un solo lugar.
Beneficios de un PMO para tu empresa
Las empresas a veces luchan por definir si implementar una estructura de PMO para acelerar sus beneficios comerciales y cumplir con las estrategias empresariales. La oficina de gestión de proyectos (PMO) puede mejorar los procesos de gestión de los project managers al garantizar un enfoque estratégico y táctico obteniendo el máximo valor de tus proyectos.
A continuación, presentamos cinco beneficios empresariales que tu estructura de Project Management Office puede brindar rápidamente con la integración y alineación eficaz con las iniciativas de la estrategia corporativa.
- Desarrollar estándares: Una PMO garantiza que las organizaciones desarrollen y apliquen metas y objetivos en todos los ámbitos, lo que conduce a una mejora en la experiencia y uniformidad en la gestión de proyectos en todo el equipo. Estos estándares se desarrollan a través de la recopilación y análisis de datos, informes, plantillas, comunicación, por nombrar solo algunos.
- Mayor precisión: La Project Management Office aumenta la precisión de los proyectos en términos de presupuesto, recursos y cronograma asociados con ellos. Al ser preciso o predecible, se asegurará de que tus proyectos tengan menos probabilidades de fallar y también de que los equipos tengan mejores probabilidades de ser consistentes.
- Mantenerse actualizado sobre las mejores prácticas: Parte de la responsabilidad de la PMO debe ser mantenerse al día con las mejores prácticas y habilidades para los project managers. Podrían asistir a conferencias, leer las últimas publicaciones de la industria y establecer contactos con sus compañeros para luego poder actualizar los estándares de gestión de la organización con lo último y lo mejor de la comunidad de gestión de proyectos.
- Control de proyectos: La PMO sobresale en el control de proyectos a través de sus procesos establecidos, procedimientos y comunicación efectiva. Este control ayuda a la organización a alcanzar sus metas y objetivos estratégicos de forma efectiva.
- Soporte constante: Al tener una visión general de los proyectos de una organización , por lo tanto, tiene la capacidad de respaldar al equipo al proporcionar a la administración de alto nivel información sobre una serie de áreas, como la planificación y el control, que los respaldan durante la duración del proyecto.
En pocas palabras, un Project Management Office busca aportar un sentido de organización y repetición a los proyectos y a los equipos detrás de él. Los beneficios clave que destacan son la precisión, el ahorro de costos, la estandarización general y la seguridad que aportaran al manejo de cada proyecto.
Elegir tu estructura de Project Management Office ideal
Cada organización tiene una cultura distintiva que está profundamente arraigada en su funcionamiento interno. Por lo tanto, la estructura de tu PMO debe coincidir con esta cultura para que la implementación y el funcionamiento general de las estrategias sean exitosos. Un Project Management Office puede variar desde una implementación muy simple hasta una estructura centralizada más compleja que toma el control total de todos los aspectos relacionados con los proyectos de una organización.
Las estructuras organizativas de PMO más comunes son:
- Directiva: Las PMO directivas gestionan proyectos proporcionando experiencia en gestión de proyectos y supervisión práctica. Establecen los estándares para la gestión de proyectos en la organización.
- Control: Tienen un nivel moderado de control y se encargan de crear documentación, metodologías, plantillas y marcos para que los project managers sigan y aseguren los estándares organizacionales para una gestión y ejecución de proyectos exitosos.
- Apoyo: Actúa principalmente como repositorio de proyectos de una organización. Tienen poco control y su función es principalmente consultiva. Sus deberes incluyen compartir experiencia, plantillas, capacitación e información para ayudar a los project managers a lograr las metas y objetivos.
- Descentralizada: Esta estructura de PMO actúa más como un asesor para los project managers y a su vez mantiene a los project managers involucrados en la toma de decisiones y al equipo en control de sus tareas.
- Centralizado: A diferencia de la estructura descentralizada, la PMO funciona de manera más controlada y decide sobre los estándares y procesos del proyecto al tener mayor autoridad en la toma de decisiones y la resolución de problemas.
¿Necesitas un PMO?
El mejor lugar para comenzar a considerar si necesita o no una PMO es analizar detenidamente cómo opera tu empresa y ver si los diferentes departamentos internos ya están trabajando juntos, o si operan como silos con diferentes sistemas y no se hablan a menudo entre sí, entonces una PMO puede ayudar. Una buena Project Management Office desafiará, tendrá conversaciones difíciles y defenderá enfoques que conduzcan a obtener mejores resultados.
En Quality&Knowledge comprendemos la naturaleza desafiante de la gestión de programas y proyectos. Contamos con una trayectoria probada que ayuda a nuestros clientes a alcanzar los objetivos y metas de sus proyectos más críticos y complejos, además de lograr implementaciones exitosas de PMO y servicio en el contexto de cualquier organización.